99% produktiv och 1% effektiv

En väldigt erfaren herre berättade en gång för mig att det finns flera organisationer där människor är 99% produktiva men bara 1% effektiva. Jag förstod inte hur han menade första gången jag stötte på det påståendet.

Efter ett antal år som konsult blir det dock blivit extremt tydligt för mig vad han avsåg. En av utkomsterna av den flyktiga konsultrollen är att vi på kort tid kan få en insikt i hur flera olika organisationer inom olika branscher bedriver sin verksamhet.
Jag kan nu med säkerhet säga att jag har bevittnat det han talar om. Ibland blir det som att man som konsult betraktar företaget från en kognitiv distans (med ett barns ögon) och därigenom får en annan bild än de som faktiskt sliter omkring innanför systemet och kan sin verksamhet. Det är då man kan se extremt operativa chefer som sitter dubbelbokade i fruktlösa informationsmöte hela dagarna, där inga reella beslut fattas . Det idisslas diskussioner som förts många gånger innan men utan att någon upplever sig ha mandat att verkligen förändra något. Som utomstående betraktare ser man de stressade mellanchefer som producerar massiva exceldokument för eget bruk för att täcka behov som de omoderna IT-systemen inte hanterar. Det finns tjänstemän som producerar en kopiös massa rapporter och annan dokumentation kring sitt arbete. Detta produceras därför att arbetsbeskrivningen dikterar att det skall vara så, men allt hamnar ändå bara på en elefantkyrkogård till filyta någonstans där ingen någonsin läser det. Detta är några saker som jag tycker kännetecknar en riktigt ineffektiv organisation.

Det märkliga tycker jag är att det finns två typer av huvudsakliga företag som är på detta vis (jag kallar dem typo A och B). Det är dels de som saknar styrning och därför måste ha massor av spontana och informella möten hela tiden. Dessa är typ A. Sen finns det typ B som består av de som verkligen har massor med struktur i form av policies, detaljerade processbeskrivningar och diverse ramverk som åtföljs med religiös millimeterprecision (och vanligtvis även med en hel del fritolkningar från vissa tongivande chefer). När det finns för mycket styrning går organisationens kapacitet till att underhålla sin struktur snarare än att producera det som bidrar till affärsmålen. Det finns en tendens till att rigida regelverk producerar många ”småpåvar” som var för sig  lätt blir bromsklossar i produktionen.

Typiska faktorer som bidrar till en improduktiv verksamhet:
1- För många anställda
I den kontexten försöker många att finna sin plats och sina mandat med konsekvens av att det skapas ett plockepinn där flera personer reellt delar på samma ansvar. Det blir som en bil där alla passagerare har både broms- och gaspedal.
2- Dåligt IT-stöd
Vanligtvis är det inte IT som är dåligt, utan snarare handlar det om trubbigt, konservativt säkerhetstänkande som får IT att bli dåligt. En vanlig utkomst av dåligt ITstöd är även dubbel och trippelarbete där samma information måste manuellt knappas in i flera system.
3- Statusdriven organisation
Detta avser en ”väldigt politisk” organisation med högt statustänkande. Människor söker hävd genom sin titel och sina mandat, men även genom informella kopplingar och ryggdunkningar med allierade poler vilket leder till kontraproduktivitet.
4- Avsaknad av tydliga affärsmål
Fokus ligger på rutinerna men ingen vet varför de finns. Holismen saknas med andra ord.

Några ting som istället höjer effektivitet:
1- Lean production
Tänkande där vi hela tiden kritiserar alla steg i vår verksamhet. Behöver vi verkligen ha detta mötet varje vecka 1h? Kan vi inte ses varannan vecka 15 minuter istället? En organisation bör vi kunna kritisera på samma raka okonstlade sätt som vi kan säga till vår bror att sluta smaska vid matbordet.
2- Agile management
Där vi fokuserar på affärsnytta och ständig dynamisk kalibrering av målbilden.
3-Hög informationstillgänlighet och mesh:ad kommunikation
System som kan leverera information när som helst till vilken enhet som helst, ex: mail till en mobiltelefon. System som låter vem-som-helst-komma-i-kontakt-med-vem-som-helst inom den egna organisationen (mesh-information). Det kan låta självklart, men den mesta information är egentligen fortfarande hierarkisk (de flesta ledningsgrupper verkar exempelvis tro att ett intranät är en kanal de har för att trycka information till gräsrötterna, snarare än att de ser intranätet som möjligheten till en dialog med de anställda).

Organisationer som är produktiva men ineffektiva springer på ett löpband de aldrig kommer ifrån genom att accelerera. Det behövs en insats där man betraktar den egna verksamheten från distans, med rationella, objektiva ögon, vilket är något ingen som springer på ett löpband mäktar med. Kanske är det en stor vishet att ibland lystra till  det som Walter Crysler sa:
”När jag vill ha ett svårt jobb utfört, letar jag efter någon som är lat, eftersom den personen kommer att hitta ett lätt sätt att utföra uppgiften på”